Настройте отправку SMS после записи и попросите клиента подтвердить визит или сообщить об отмене. Когда клиент отказывается, запись должна сразу менять статус в календаре, а администратор — видеть свободное время и предлагать его человеку из списка ожидания. Для этого понадобятся расписание, понятные правила подтверждения и связка с сервисом SMS через API или готовую интеграцию. Ниже — последовательность настройки и способы проверить, что сообщения доходят.
Какие сообщения отправлять до визита?
Начните с двух сообщений: подтверждения сразу после записи и напоминания перед визитом. Первое помогает клиенту проверить дату и время, второе — заметить запись, если планы изменились. В тексте укажите имя салона, дату, время и простой способ подтвердить визит или попросить перенести его.
Например: «Вы записаны в салон на 14 мая в 15:30. Ответьте 1, чтобы подтвердить визит, или позвоните по номеру салона, если хотите перенести запись». Используйте такой вариант только при поддержке входящих SMS и обработке ответа. Если клиент не может ответить на сообщение, укажите рабочий номер или другой доступный способ связи.
Время напоминания выберите с учётом расписания салона и длительности услуги. Для записи на несколько процедур оставьте клиенту достаточно времени, чтобы связаться с администратором и освободить слот до визита. Связку SMS с календарём можно настроить для Tilda по инструкции о SMS-напоминаниях к календарю записи.
Как превратить отмену в свободный слот?
Одного сообщения об отмене мало: информация должна попасть в расписание, где администратор увидит свободное время. Заранее определите, как клиент отменяет визит и кто меняет статус записи. Если система умеет принимать ответы на SMS, можно настроить обработку выбранного клиентом варианта. Если такой функции нет, предложите позвонить администратору или отправьте ссылку на форму переноса.
После отмены администратор проверяет календарь и связывается с клиентами, которые готовы прийти раньше. Для этого заведите список ожидания с предпочтительными днями и временем. Когда появляется свободное окно, предложите его сначала тем, кому подходит именно этот день и услуга. Запись считается занятой, когда клиент подтвердил новое время и администратор обновил календарь.
Если расписание и CRM связаны с SMS-сервисом через API, изменение статуса записи может запускать нужное действие: отправку подтверждения, напоминания или уведомления об отмене. Перед настройкой опишите путь одной записи: от создания до завершения или переноса. Затем согласуйте с разработчиком, какие события система передаёт и что должно происходить при каждом из них.
Как проверить связку до запуска?
Попросите администратора создать тестовую запись и пройдите весь сценарий на своём номере. Проверьте текст, дату, время, статус в календаре и действие после отмены. Отдельно убедитесь, что повторная отправка не создаёт дубли и что сообщения не уходят по записям, которые уже отменили или перенесли.
Смотрите не только на факт отправки. В журнале доставки полезно видеть номер получателя, время отправки и статус сообщения: так проще понять, было ли уведомление доставлено или возникла ошибка. Если салон использует несколько способов записи, проверьте каждый из них отдельно: сайт, звонок администратора и запись в салоне могут передавать данные в систему по-разному.
Для небольшой студии с одним администратором достаточно сначала проверить один тип услуги и один календарь. После успешного теста подключайте остальные услуги и сотрудников. О том, как снизить число пропусков визита, читайте в материале про SMS для салона красоты.
Какие ошибки мешают освободить отменённое время?
- В сообщении нет понятного способа подтвердить запись или отказаться от неё. Добавьте конкретное действие и контакт салона.
- Отмена приходит администратору, но статус в календаре остаётся прежним. Установите правило: после отмены запись сразу помечают свободной.
- Список ожидания ведут без предпочтений по времени и услуге. Уточняйте, когда клиент готов прийти и к какому специалисту.
- Тестируют только отправку, но не проверяют доставку и реакцию системы на ответ или отмену. Пройдите сценарий целиком.
- Напоминание отправляется по старой записи после переноса. При изменении времени обновляйте данные и проверяйте, что прежнее уведомление больше не актуально.
Начните с одного календаря и проверьте три действия: подтверждение, отмену и перенос записи. Затем подключите отправку SMS через API или интеграцию, настройте мониторинг доставки и назначьте сотрудника, который связывается с клиентами из списка ожидания. Так у администратора будет понятный порядок работы, когда клиент освобождает время.
